O que o módulo faz
O módulo de colaboradores do GID mantém, para cada pessoa que trabalha nas suas obras — da sua empresa ou de uma contratada —, o cadastro, a função, o vínculo com a obra e a pasta de documentos exigidos daquela função, com validade controlada. Quando um documento vence ou falta, a pessoa aparece como pendente e o acesso físico à obra pode ser barrado na portaria.
A pergunta que o módulo existe para responder não é "onde está o ASO do João". É "quem, das 400 pessoas que entram na minha obra, está irregular agora — e por quê". São perguntas diferentes: a primeira uma pasta bem organizada responde; a segunda exige que o sistema saiba o que é exigido de cada função, o que já foi entregue, o que está válido e o que venceu ontem.
- Cadastro de colaborador por empresa, obra e função, com foto e crachá.
- Matriz de documentos exigidos, montada por tipo de documento e por função.
- Controle de validade com alerta antes do vencimento e painel de pendências.
- Anexo de arquivos com aprovação, reprovação e motivo registrado.
- Assinatura eletrônica de documentos (termos, fichas e ordens de serviço).
- Integração com portaria: irregular não passa na catraca nem no facial.
- Consulta com filtros combinados e exportação para Excel.
- Registro de cada download de documento, com autor, arquivo e data.
Por que o vínculo é a unidade, não a pessoa
No GID a unidade de controle não é a pessoa solta: é o vínculo — a combinação de colaborador, empresa empregadora, obra e função. É esse vínculo que define quais documentos são exigidos, quais treinamentos a função obriga e se a catraca abre.
Parece detalhe de modelagem, mas é a diferença entre um sistema que aguenta a realidade de obra e um que não aguenta. O mesmo pedreiro pode trabalhar em duas obras suas no mesmo mês, por duas empresas diferentes, em funções diferentes. Um sistema que amarra documento à pessoa entrega uma pasta só — e passa a mentir sobre a obra em que ele está agora. Um sistema que amarra ao vínculo sabe que na obra A ele é montador e precisa de NR-35, e na obra B é ajudante e não precisa.
E o documento que vale para a pessoa toda?
Existem documentos que não fazem sentido pedir duas vezes — RG, CPF, CNH, reservista. Esses são classificados como documento único e valem para a pessoa em qualquer vínculo: entregue uma vez, aparece resolvido em todas as obras. A distinção é do catálogo de documentos, não do operador que está digitando.
Matriz de documentos exigidos
A matriz de documentos do GID diz, para cada função em cada obra, o que precisa estar na pasta do colaborador. Ela é o que transforma "o RH conferiu" em critério objetivo — e o que faz a pendência aparecer sozinha quando falta algo, sem alguém ter de lembrar.
| Documento | Por que é exigido | O que o sistema controla |
|---|---|---|
| ASO — Atestado de Saúde Ocupacional | NR-07: aptidão para a função, admissional, periódico, de mudança de risco e demissional | Validade, tipo do exame e vínculo com a função. Vencido, gera pendência e pode barrar o acesso. |
| Certificados de treinamento | NR da atividade (NR-35 altura, NR-33 espaço confinado, NR-10 elétrica, NR-18 obra) | Carga horária, data e reciclagem. O certificado emitido no módulo de treinamento entra aqui sozinho. |
| Ficha de EPI | NR-06: comprovação de entrega do equipamento ao trabalhador | Item, CA e assinatura. Gerada na entrega feita pelo almoxarifado. |
| Ordem de Serviço | NR-01, item 1.5.3.3: riscos e medidas de controle da função, com ciência do trabalhador | Emissão por função a partir do inventário de riscos e a assinatura de ciência. |
| Documentos pessoais e contratuais | Identificação e vínculo empregatício | Presença, legibilidade do arquivo e classificação como documento único quando cabível. |
| Termo de tratamento de dados | LGPD | Assinatura eletrônica e guarda com registro de acesso. |
Validade, alerta e o que trava
O GID acompanha a validade de cada documento do colaborador, avisa antes do vencimento e transforma o que venceu em pendência visível no painel. A pendência não fica só no relatório: ela pode impedir a liberação de acesso da pessoa à obra.
Essa é a distinção que separa controle real de planilha bonita. Alerta todo sistema tem. A pergunta é o que acontece quando o alerta é ignorado — e a resposta honesta, na maior parte dos sistemas, é "nada". No GID a pendência tem consequência operacional: o irregular aparece no painel da obra e o acesso físico dele pode ser bloqueado no equipamento da portaria, catraca ou reconhecimento facial.
Demitido não é pendência
Um detalhe que parece pequeno e envenena qualquer indicador: quem foi demitido não pode continuar aparecendo como documentação pendente. No GID a demissão é registrada por empresa e o mesmo critério de "quem ainda conta" é aplicado em todas as consultas de pendência — em vez de cada relatório usar uma regra própria e os números divergirem entre telas.
Status do documento: reprovado não é recusado
No GID o documento do colaborador tem status canônico, e dois deles são propositalmente diferentes: reprovado é o documento que foi analisado e não atende (ASO sem aptidão para a função, certificado sem carga horária); recusado é o arquivo devolvido antes da análise (ilegível, documento errado, página faltando).
Misturar os dois estados destrói a leitura gerencial. Uma obra com 40 recusas é uma obra com problema de digitalização — resolve-se com treinamento de quem envia. Uma obra com 40 reprovações é uma obra com problema de conformidade real, e a conduta é outra. Quando o sistema junta tudo em "não aprovado", ninguém sabe qual dos dois é.
O motivo da recusa fica registrado e volta para quem enviou. Nos casos em que a recusa é recorrente, o sistema agrupa as devoluções por empresa e envia um aviso consolidado, em vez de disparar um e-mail por arquivo — que é o caminho mais rápido para o destinatário criar uma regra de caixa de entrada e nunca mais ler nenhum.
Conferência automática de documento
O GID tem um módulo opcional de análise automática que lê o arquivo enviado, extrai os campos (datas, função, responsável técnico, registro profissional), aplica regras de conformidade e devolve um parecer com pontuação e sugestão de decisão. Ele acelera a conferência — a decisão final continua sendo de uma pessoa.
O caso mais maduro é o ASO, com um conjunto de regras que verifica coisas que passam batido na conferência por data: se o exame é do tipo certo para o momento (admissional, periódico, mudança de risco), se a função no atestado é a função do vínculo, se há médico com CRM identificado, se os exames complementares correspondem aos riscos da função. Um ASO dentro da validade e para a função errada é um documento válido e inútil — e é exatamente o que a conferência humana apressada aprova.
O que a automação não faz
A análise automática não assina, não decide sozinha por padrão e não substitui o responsável técnico. Ela é ativada por contrato e pode ficar desligada: a gestão documental do GID funciona inteira com conferência humana.
Admissão, demissão e retorno
No GID a demissão é registrada por empresa empregadora e encerra os vínculos daquela pessoa naquela empresa, tirando-a das pendências e do acesso. O retorno do mesmo trabalhador mais tarde é um novo vínculo — e é assim que o histórico dele em cada passagem continua legível em vez de virar uma linha só, reescrita.
- Cadastro — pessoa, empresa, obra e função. Antes de salvar, a prévia mostra quais documentos aquela função vai exigir e o que já existe da pessoa.
- Documentação — envio, conferência e aprovação. Documento único aproveita o que já foi entregue em outra obra.
- Liberação — com a documentação em dia, a pessoa é liberada para o acesso físico e passa a constar no efetivo da obra.
- Vida na obra — treinamentos, entregas de EPI, ordens de serviço e renovações vão se acumulando na pasta, com data.
- Demissão — registrada na empresa, encerra vínculos, sai das pendências e perde o acesso. O histórico permanece.
- Retorno — novo vínculo, com a papelada que continua válida aproveitada e o que venceu exigido de novo.
Quem vê o quê, e o registro de quem baixou
Documento de colaborador é dado pessoal e, no caso do ASO, dado pessoal sensível de saúde. No GID o acesso é por nível de permissão, cada empresa cliente é isolada das demais, os arquivos ficam em armazenamento privado acessível só por link temporário, e todo download de documento é registrado em trilha que não pode ser editada.
A trilha de download é uma daquelas funções que ninguém pede na demonstração e todo mundo procura no dia do incidente. Quando um documento de saúde de um trabalhador aparece onde não devia, a pergunta é "quem baixou, quando e de qual acesso". Sem registro, a resposta é uma suposição — e, em processo, suposição não defende ninguém.
Há ainda um nível de acesso próprio para o colaborador comum, que enxerga apenas o próprio perfil e o próprio crachá. É o que permite dar acesso à pessoa sem abrir a base da obra para ela.
Perguntas frequentes
Serve, e é um dos usos centrais. Cada empresa que atua na obra tem seus colaboradores, sua matriz de documentos e seu percentual de conformidade. O contratante enxerga tudo consolidado por obra e por fornecedor; cada contratada enxerga apenas a própria equipe.
Avisa. Documentos de colaborador com validade próxima entram em rotina de notificação por e-mail antes do vencimento, e aparecem como pendência no painel da obra e na consulta de colaboradores com antecedência. O que vence sem renovação vira pendência com efeito no acesso físico.
A pessoa aparece como irregular e o acesso físico pode ser bloqueado no equipamento da portaria — catraca ou reconhecimento facial. Essa é a diferença entre alertar e impedir: o bloqueio não depende de alguém ler o alerta a tempo.
Dá. Empresas, obras, funções e colaboradores entram por importação de planilha na implantação, o que evita redigitar a base. Os documentos podem ser anexados em lote depois, por colaborador ou por tipo.
Não. O ASO é emitido pelo médico do trabalho, na clínica ou no serviço médico que a empresa usa. O GID recebe o documento, confere a validade, o tipo de exame e a coerência com a função, e transforma o vencimento em pendência com efeito no acesso.
Documentos como termos, fichas e ordens de serviço podem ser assinados eletronicamente dentro do fluxo: o documento assinado substitui o anexo original e conclui a exigência, sem que ninguém precise imprimir, colher assinatura e digitalizar de volta.
Não. A pessoa é única; o que se multiplica é o vínculo — obra, empresa e função. Documentos pessoais classificados como documento único valem em todos os vínculos, e os documentos ligados à função são exigidos conforme a função de cada obra.
Veja a matriz de pendências da sua obra
Na demonstração subimos algumas funções e alguns colaboradores seus e mostramos a lista de quem estaria irregular hoje — com o motivo de cada um.